Como declarar imposto de renda como autônomo e usar o Carnê-Leão para manter o controle

Contribuintes que trabalharam como profissionais autônomos em 2023 podem ser obrigados a entregar a Declaração de Ajuste Anual do Imposto de Renda da Pessoa Física caso se enquadrem nas regras de obrigatoriedade do IR 2024. Se este for o seu caso, nesta matéria eu vou explicar como declarar o imposto de renda como autônomo.

Também vou explicar como usar o programa online Carnê-Leão, disponível no e-CAC, área virtual da Receita Federal, para manter o controle mensal dos seus rendimentos como autônomo, deduções a que tem direito, além de calcular o IR devido e emitir o DARF para pagamento.

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Rendimentos e deduções do trabalhador autônomo

O trabalhador autônomo é aquele que atua como pessoa física, sem vínculo empregatício com uma pessoa jurídica e sem ser por meio de empresa própria (como no caso dos Microempreendedores Individuais - MEI).

Os rendimentos do seu trabalho, sejam eles advindos de pessoas físicas ou jurídicas, são tributados pela tabela progressiva de imposto de renda – a mesma que incide sobre os salários – e sujeitos ao ajuste anual.

No caso de trabalho autônomo prestado para empresas, é a própria fonte pagadora a responsável por recolher o IR devido mensalmente, conforme a tabela progressiva.

Já no caso do trabalho autônomo prestado a outras pessoas físicas, o responsável pelo cálculo e recolhimento do IR devido é o próprio contribuinte, que tem até o último dia útil do mês seguinte ao do recebimento do rendimento para fazer o pagamento.

O profissional autônomo também tem o direito de manter um livro-caixa para lançar as despesas de custeio indispensáveis à obtenção da sua receita e/ou manutenção da sua fonte produtora.

É o caso do aluguel do seu espaço de trabalho (consultório ou escritório, por exemplo), bem como das contas de água, luz, telefone, material de expediente ou de consumo no seu local de trabalho.

Esses gastos são dedutíveis da base de cálculo do IR, assim como as contribuições feitas pelo autônomo por conta própria para a Previdência Social.

O limite das deduções de livro-caixa é o valor da receita mensal do profissional. Se em algum mês as despesas superarem as receitas, é possível somar o excesso às despesas dos meses subsequentes até dezembro.

No entanto, se as despesas de dezembro ultrapassarem as receitas do mês, o excesso não deve ser informado, nem levado para janeiro do ano seguinte. Já as contribuições para a Previdência Social são integralmente dedutíveis.

No caso dos recolhimentos que são de responsabilidade do próprio contribuinte, o abatimento das despesas de livro-caixa e Previdência Social, bem como de eventuais dependentes e pensões alimentícias pagas, pode ser feito mensalmente, sendo descontados dos rendimentos recebidos de pessoa física antes mesmo da emissão do DARF. Assim, o IR devido mês a mês já fica menor.

Caso não faça essa dedução mensalmente – ou não tenha como fazê-la, no caso dos autônomos que só recebem de PJ –, é possível abater essas despesas no ajuste anual, na hora de preencher a declaração.

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Quais despesas podem ser lançadas no livro-caixa?

Entram no livro-caixa, por exemplo, gastos com material de escritório, produtos para conservação e limpeza do local de trabalho e até mesmo as benfeitorias feitas no ambiente profissional pelas quais o autônomo, quando locatário, não será reembolsado pelo proprietário – por exemplo, uma reforma no escritório.

Também é possível lançar despesas com palestras, congressos, seminários e publicações necessárias à atualização profissional, além de gastos com roupas especiais, propaganda da atividade profissional e pagamentos feitos a terceiros, desde que essenciais à geração de receita e manutenção da fonte produtora.

Por exemplo, uma secretária com vínculo empregatício ou mesmo um profissional que não tenha vínculo, mas cujo trabalho seja essencial para o cumprimento dos prazos do serviço prestado pelo autônomo.

Quem trabalha de casa pode lançar no livro-caixa um quinto das suas despesas residenciais, como aluguel, energia, água, gás, taxas, impostos, telefone, telefone celular e taxa de condomínio. Gastos com reparos, conservação e recuperação do imóvel, quando próprio, ficam de fora.

Entre os gastos que não entram no livro-caixa estão transporte, locomoção, combustível, estacionamento e manutenção de veículo próprio, ainda que para exercício profissional. O único profissional que pode incluir essas despesas é o representante comercial autônomo.

A compra de bens só entra no livro-caixa se forem bens de consumo, como material de escritório ou limpeza. Bens duráveis, ainda que necessários ao trabalho, como a instalação de um consultório de dentista ou a instalação de máquinas e móveis, também ficam de fora.

Mais detalhes sobre o livro-caixa você encontra no Perguntão da Receita Federal.

Usando o Carnê-Leão para facilitar os cálculos e emitir os DARFs

O trabalhador autônomo que recebe rendimentos de pessoas físicas (exclusivamente ou não) pode fazer o controle dos seus rendimentos e despesas, bem como o cálculo do IR mensal, por conta própria.

A emissão do DARF para pagamento pode ser feita, então, pelo programa online Sicalc, disponível no site da Receita Federal, sob o código 0190.

Entretanto, para não ficar sujeito a erros, pode ser uma boa ideia utilizar o programa Carnê-Leão para manter esse controle, calcular o IR e emitir os DARFs ao longo do ano.

Para acessar o Carnê-Leão, faça login no e-CAC com sua conta gov.br nível ouro ou prata e acesse o serviço Meu Imposto de Renda. O programa estará disponível entre as opções do menu à direita. Caso não tenha conta gov.br ouro ou prata, veja como fazer uma.

Sempre que iniciar o preenchimento do demonstrativo de determinado ano, acesse o item "Configuração" no menu à esquerda e marque "sim" para a opção "Trabalhador Autônomo". Você deverá então informar o seu endereço profissional e ocupação principal no item "Identificação".

No item "Rendimentos", inclua cada rendimento recebido de pessoa física, com sua respectiva fonte pagadora, como "Trabalho não assalariado".

Caso você também tenha recebido de pessoas jurídicas e queira concentrar todos os seus rendimentos e despesas dedutíveis no Carne-Leão, você também pode incluir esses rendimentos de PJ como "Trabalho não assalariado", mês a mês.

Apenas não se esqueça de informar o IR já recolhido pela fonte pagadora como Imposto Pago no item "Pagamentos", do menu à esquerda.

É em "Pagamentos" também que você deve informar, mês a mês, as despesas dedutíveis de livro-caixa, as contribuições à Previdência Social e eventuais pensões alimentícias pagas. Você escolherá a natureza do pagamento na hora de incluir cada um deles.

O número de dependentes, por sua vez, pode ser incluído no próprio demonstrativo, mês a mês, ou diretamente na "Identificação", caso a quantidade de dependentes se mantenha a mesma durante todo o ano.

Assim, todos os meses você deverá incluir seus rendimentos e despesas dedutíveis para que o Carnê-Leão calcule o imposto devido e permita a emissão do DARF para pagamento.

Como já mencionado, o recolhimento deverá ser feito até o último dia útil do mês seguinte. Depois disso, informe o valor como "Imposto Pago" em "Pagamentos".

Caso você perca o prazo de recolhimento do IR em algum mês, você pode emitir o DARF com multa e juros de mora pelo Sicalc. Para isso, basta informar o valor do imposto devido, o mês e o ano ao qual se refere e escolher o código 0190.

A multa por atraso no pagamento de imposto de renda é de 0,33% por dia de atraso, limitado a 20% do imposto devido, mais juros de mora correspondentes à Selic do período que vai do mês seguinte ao do vencimento do tributo até o mês anterior ao do pagamento, mais 1% referente ao mês do pagamento.

Apenas lembre-se de que, tanto no Carnê-Leão quanto posteriormente na declaração, você deve informar como imposto pago apenas o valor do IR devido, sem multa e juros.

Como declarar o imposto de renda como autônomo

Contribuintes que tenham trabalhado como autônomos para empresas no ano passado deverão ter recebido, de cada um dos seus clientes PJ, um informe de rendimentos.

Os rendimentos advindos dessas fontes pagadoras, bem como o IR retido na fonte deverão ser informados na ficha Rendimentos Tributáveis Recebidos de Pessoa Jurídica, com o nome e o CNPJ da empresa responsável pelo pagamento.

Já os contribuintes que trabalharam como autônomos para outras pessoas físicas devem ter recolhido o imposto de renda devido mensalmente ao longo do ano passado, devendo agora informá-los na ficha de Rendimentos Recebidos de PF/Exterior da declaração.

Os rendimentos recebidos de PF devem ser declarados, mês a mês, na aba "Rendimentos do trabalho não assalariado". Já o imposto pago mensalmente deve constar na coluna "Darf pago cód. 0190", na aba "Outras informações".

As despesas mensais de livro-caixa e contribuições à Previdência Social entram na mesma ficha, também na aba "Outras Informações", nas colunas "Previdência Oficial" e "Livro Caixa", respectivamente.

Quem utilizou o Carnê-Leão no ano passado pode simplesmente importar o demonstrativo para o Programa Gerador da Declaração. Para isso, basta clicar no botão "Importar Dados do Carnê-Leão", na ficha de Rendimentos Tributáveis Recebidos de PF/Exterior, e fazer login com sua conta gov.br.

Caso o contribuinte tenha informado dependentes ou pensão alimentícia no Carnê-Leão, estas informações também serão puxadas pelo programa da Receita e preenchidas na ficha de Rendimentos Tributáveis Recebidos de PF/Exterior.

No caso dos autônomos que só receberam de pessoa jurídica e, portanto, não precisaram usar o Carnê-Leão para emitir DARFs, as despesas de livro-caixa e Previdência Social poderão ser inseridas manualmente, direto na ficha de Rendimentos Tributáveis Recebidos de PF/Exterior do Programa Gerador da Declaração.

Já aqueles que não informaram, por um motivo ou outro, seus dependentes ou pensões alimentícias pagas no Carnê-Leão, será preciso declará-los da forma tradicional, conforme mostramos nas matérias sobre como declarar dependentes e como declarar pensões alimentícias.

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